Was bisher geschah...

Seit 2019 arbeitet die AG Digitalisierung der Landesjugendkammer an der Konzeption, Finanzierung und Umsetzung einer dekanatsübergreifenden modularen digitalen Lösung zur Organisation und Verwaltung von evangelischer Jugendarbeit. Hintergrund dessen sind geäußerte Bedarfe, Impulse sowie eine Initiative von Hauptberuflichen und Ehrenamtlichen innerhalb der Evangelischen Jugend in Bayern.

Nach Gesprächen mit "ELKB-IT", der landeskirchlichen IT-Abteilung, über Bedarfe und Wünsche des Jugendverbandes sowie einer intensiven Konzeptionsentwicklung unter Beteiligung von potenziellen Anwender:innen, wie z.B. Dekanatsjugendreferent:innen und ehrenamtlichen Jugendleiter:innen, wurde Ende 2019 ein Fördermittel-Antrag bei elkb-digital, dem Fördermittel-Pool der Evang.-Luth. Kirche in Bayern für innovative digitale Projekte, gestellt und bewilligt.

Im Jahr 2020 haben unterschiedliche Anbieter:innen der AG Digitalisierung der Landesjugendkammer Software-Lösungen für die gesammelten Anforderungen und Nutzungsszenarien vorgestellt. In Workshops mit potenziellen Dienstleister:innen wurden die Einsatzmöglichkeiten sowie Anpassungsbedarfe konkretisiert und notwendige technische Komponenten identifiziert. Mit Blick auf verschiedene Kriterien, wie z.B. den funktionalen Umfang, benötigte Umsetzungszeit oder den individuellen Anpassungsbedarf für die Anforderungen der Jugendarbeit, hat sich die AG Digitalisierung intensiv mit den verschiedenen Angeboten auseinandergesetzt. Ende 2020 ist die Entscheidung für ein Konzept, eine Grund-Software und den Dienstleister zur Entwicklung bzw. Anpassung sowie die Umsetzung des Projektes gefallen.

Warum ein ejb-Manager?

Für junge Menschen ist es selbstverständlich, sich im digitalen Raum zu bewegen. Das heißt: Zeitgemäße Jugendarbeit braucht zeitgemäße digitale Lösungen. Das gilt nicht nur für Angebote, sondern auch für die Organisation und Verwaltung von Jugendarbeit, wie zum Beispiel der Abwicklungen von Veranstaltungen, den Verleih oder die Gremienarbeit. Effiziente digitale Verwaltung sorgt dafür, dass Hauptberuflichen und Ehrenamtlichen mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: "als mündige und tätige Gemeinde Jesu Christi das Evangelium von Jesus Christus den jungen Menschen in ihrer Lebenswirklichkeit zu bezeugen" (vgl. Ordnung der Evangelischen Jugend in Bayern, Präambel).

Dieser Ansatz folgt dem Leitsatz „Der einfache Zugang zur Liebe Gottes“, der im Zukunftsprozess „Profil und Konzentration“ der Evang.-Luth. Kirche in Bayern formuliert wurde :

„Die ELKB gibt Zeugnis von der Liebe des menschgewordenen Gottes. Sie orientiert sich am Auftrag der Heiligen Schrift und organisiert ihre Arbeitsformen und ihren Ressourceneinsatz konsequent auf das Ziel hin, dass Menschen mit ihren heutigen Lebensfragen einen einfachen Zugang zu dieser Liebe finden.“

Zeitplan (Stand: Projektbeginn)

2021 ist die agile Entwicklung des "ejb-Managers" unter Einbezug von Anwender:innen sowie eine Beta-Phase geplant. Ab Frühjahr 2022 soll ein stufenweiser Rollout der Lösung sowie der Aufbau einer Wissensplattform für Anwender:innnen erfolgen. Damit verbunden sind ebenso Anwender:innen-Schulungen. Bis Ende 2022 soll der "ejb-Manager" in den laufenden Betrieb überführt und Mitarbeitenden in der evangelischen Jugendarbeit zur Verfügung gestellt werden. Der Schwerpunkt der Entwicklung liegt derzeit auf den Bedarfen von Dekanatsjugendwerken. Eine zukünftige Erweiterung hinsichtlich landeskirchlicher Anwendungsszenarien und Nutzer:innen ist aber vorstellbar.

Die Entwicklung und Einführung des "ejb-Managers" deckt zahlreiche Ziele der Digitalstrategie der Evang. Luth. Kirche in Bayern ab, die 2019 vom Landeskirchenrat verabschiedet wurde. Das Projekt wird in enger Abstimmung mit „ELKB-IT“, der landeskirchlichen IT-Abteilung, umgesetzt. Der "ejb-Manager" ist keine unabhängige Insellösung für Dekanatsjugendwerke, sondern ist in die Digitalstrategie der Landeskirche eingebettet. Das Projekt wird finanziert durch elkb-digital.

Das Projekt "ejb-Manager" gliedert sich in mehrere Phasen (zum Vergrößern auf das Bild klicken):

Der „ejb-Manager“ ist eine webbasierte modulare Applikation, die auf verschiedenen auf den Nutzungsbereich angepassten Software-Lösungen basiert.

Zentral ist dabei ein digitales Veranstaltungsmanagement,mit dem Veranstaltungen individuell angelegt werden können. Die Veranstaltungen werden über ein Portal auf der eigenen Internetpräsenz bzw. über eine Schnittstelle zu „Evangelische Termine“ ausgegeben. Interessierte Teilnehmende sowie Eltern informieren sich bequem und zeitgemäß im Internet über Angebote, wie z.B. Freizeiten und Veranstaltungen, und können sich direkt papierlos anmelden.

Damit verbunden ist eine Mitglieder- und Kontakt-Verwaltung, mit der Teilnehmenden- sowie Mitarbeitenden-Daten im Rahmen der Anmeldung auf der jeweiligen Website erfasst und anschließend einfach und schnell verwaltet werden können. Kontaktdaten können individuell angelegt und bearbeitet werden. Automatisiert oder mit wenigen Klicks lassen sich Anmelde-Bestätigungen, Teilnahme-Briefe, Teilnehmenden- und Fördermittel-Listen oder Rechnungen – abhängig vom Nutzungsszenario – per E-Mail versenden oder für den Druck generieren.

Zudem gehört zur Gesamtlösung eine webbasierte Produktivitätssuite, die der Kollaboration im Bereich der Jugendarbeit dient. Darunter fallen zum Beispiel Office-Anwendungen zur Erstellung und Bearbeitung gemeinsamer Dokumente, wie z.B. Protokolle oder die nächste Freizeitplanung. Außerdem ermöglicht die Plattform die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Kalendern. Ebenso sind Projektmanagement- und Umfrage-Tools, z.B. für die Terminfindung, integriert.

Technische Basis für den „ejb-Manager“ ist die Unternehmenssoftware „Odoo“ und die Cloud- und Kollaborations-Software „Nextcloud“. "Nextcloud" ist bereits vielen hauptberuflichen Anwender:innen innerhalb der ELKB bekannt, da auch die elkb-Cloud auf dieser Software basiert. Beide Lösungen sind OpenSource und können daher ohne hohe Lizenzkosten bezogen werden. Der „ejb-Manager“ soll als Dienst zentral verwaltet werden.

Der ejb-Manager basiert auf verschiedenen Modulen (zum Vergrößern auf das Bild klicken):