Kontakte erfassen und verwalten
Um flexibel Deine Kontakte und deren Hintergründe abzubilden, kannst Du individuell Rollen, Gruppen, Organisationszugehörigkeiten sowie Stichwörter anlegen. Daneben kannst Du bei Kontakten, die für Dich als Jugendleiter:in tätig sind, die Juleica-Nummer sowie deren Ablaufdatum, Verpflichtungserklärungen, Team-Zugehörigkeiten sowie Qualifikationen, wie z.B. Erste-Hilfe-Kurs, festhalten. Notizen und Zusatzqualifikationen kannst Du über ein Freitextfeld vermerken. Der "ejb-Manager" läuft dabei datenschutzkonform (nach DSG-EKD und DSGVO) auf deutschen Servern.
Die Kontakt-Ansicht zeigt den Kommunikationsverlauf, also die E-Mail-Kommunikation, die aus dem System an die jeweilige Person oder Organisation versendet wurde. Außerdem bietet sie einen Überblick über Veranstaltungsanmeldungen sowie Rechnungen, die z.B. für eine Freizeitteilnahme erstellt wurden. Zu jedem Kontakt lassen sich zusätzliche Dokumente und Dateien ablegen.
Über individuell erstellbare Filter kannst Du ausgefeilte Suchen durchführen und eine Auswahl an Kontakten treffen, z.B. um deren Adressen als Excel-Tabelle zu exportieren oder direkt aus dem System Adressaufkleber zu drucken. Welche:r Deine:r Mitarbeitenden hat eigentlich ein Rettungsschwimmabzeichen? Einfach Filter anlegen und schnell herausfinden.
Du planst ein Gruppentreffen, z.B. mit Deinem Freizeit-Team oder Deiner Dekanatsjugendkammer? Einfach die entsprechende Gruppe auswählen und aus dem System per E-Mail die Gruppenmitglieder kontaktieren. Mit der Gruppenverwaltung behältst Du den Überblick über deine Gruppen und Teams.
Bestehende Kontaktdaten, z.B. in Tabellenform oder innerhalb einer Datenbank, lassen sich über eine Excel-Tabelle in das Kontakt-Modul importieren. Umgekehrt können Kontakte auch mit beliebig vielen Datenfeldern in Form von Excel-Tabellen exportiert werden. Der Umstieg auf den ejb-Manager ist schnell möglich und mit überschaubarem Aufwand bei der Datenübertragung verbunden.
Ausgewählte Kontakte können nach Aktivierung durch Dich einen Portal-Zugang erhalten und über ein eigenes Konto auf einer Website auf ihre Daten zugreifen. Warum Ehrenamtliche nicht einfach eigenständig ihre Kontaktdaten eintragen und pflegen lassen?
Anwender:innen können sich im ejb-Manager ihre eigenen Dashboards anlegen. Diese dienen als schnelle Übersicht über die Daten, die Dich tagtäglich interessieren. Wessen Juleica-Nummer läuft im nächsten Monat ab? Wer hat heute Geburtstag? Gibt es neue Anmeldungen für meine nächste Veranstaltung, die ich im Event-Modul angelegt habe?
Newsletter und personalisierte Kommunikation
Für die E-Mail-Kommunikation mit Kontakten lassen sich Vorlagen speichern, die von Dir und Deinen Kolleg:innen eigenständig erstellt und verwendet werden können. Mit einem E-Mail-Editor kannst Du außerdem Newsletter mit personalisierter Ansprache erstellen, um ausgewählte Zielgruppen zu kontaktieren. So können leicht die Teilnehmenden einer Freizeit über die Packliste informiert werden oder ein Gremium zu einer Sitzung eingeladen werden. Warum nicht die Eltern des letzten Konfi-Jahrgangs auf die anstehende Nachkonfirmandenfreizeit hinweisen? Oder Unterstützer:innen und Fördermittelgeber:innen, die ich als Kontakte gespeichert habe, mit einem ansprechenden Newsletter über die eigene Arbeit informieren?
