Die Ordnung mit Leben füllen

Material, Mustervorlagen und Checklisten zur Arbeit in und mit Gremien

Diese Neuauflage der bewährten Arbeitshilfe „Die Ordnung mit Leben füllen“ in digitaler Form soll dabei helfen, Gremienarbeit sinnvoll, nachhaltig und gewinnbringend in den Kontext von Gemeinden, Dekanaten, Kirchenkreisen und Verbänden einzubetten und diese lebendig zu gestalten. Im Folgenden geben wir konkretes Material und Vorlagen zum Weiterdenken und Weiterarbeiten an die Hand. Alle Mustervorlagen und Checklisten lassen sich bequem als PDF herunterladen.

Diese Seite wird bis Sommer 2020 kontinuierlich erweitert.

Grundlagen

Gremienarbeit - Verstaubte Struktur oder lebendiges Miteinander!?

"Strukturen schränken mich ein. Sie behindern die Weiterentwicklung", sagt der_die Eine. "Mir geben Strukturen Sicherheit und Halt. ich kann souverän handeln, wenn ich den Rahmen kenne", sagt der_die Andere. Beide Sichtweisen haben ihre Berechtigung und sollten deshalb stets in der Zusammenarbeit in strukturellen Zusammenhängen bedacht und gestaltet werden.

Gremienarbeit hat in der Evangelischen Jugend in Bayern eine lange Tradition und ist über die Ordnung der Evang. Jugend (OEJ) geregelt und beschrieben. Mitbestimmung und Partizipation sind dabei die leitenden Gedanken. Als Teil der Evang. Kirche und als Teil jugendverbandlichen Handelns gestalten die Gremien den Spagat zwischen Zugehörigkeit und Selbständigkeit, zwischen Eigenverantwortlichkeit und Anpassung. In jedem Fall sind sie lebendiger Ausdruck junger Menschen, die ihre Kirche gemeinsam mit Hauptberuflichen und anderen (jungen) Erwachsenen mitgestalten wollen.

Gremienarbeit ist immer „funktional“ auf die Jugendarbeit hin auszurichten. Es geht nicht um den Selbstzweck, sondern darum, die notwendigen Beschlüsse und Rahmenbedingungen herzustellen, die Jugendverbandsarbeit auf den verschiedenen Ebenen braucht. Das geschieht zum einen übergreifend im Rahmen der Evangelischen Jugend in Bayern landesweit und zum anderen in den konkreten Bezügen und Kontexten vor Ort z.B. in Dekanaten und Gemeinden. Die Gremien der EJ sind dabei sowohl Orte der Politik- und Demokratiebildung, als auch Orte der Gemeinschaft und des Glaubens.

Förderliche Bedingungen für die Arbeit in Gremien/Teams/Sitzungen

Es gibt unterschiedliche Gründe und Motive in Gremien mitzuarbeiten. Die Hoffnung, etwas zu bewirken, Verantwortung zu tragen und als Person und Vertreter_in ernst genommen zu werden, trägt das Engagement. Das Gelingen eines Miteinanders und die konstruktive Auseinandersetzung brauchen den gegenseitigen Respekt und die Achtung des jeweils anderen.

Gremien haben oft formalen Charakter, da Anliegen und Inhalte, Termine und Planungen diskutiert, entschieden und koordiniert werden müssen. Die Erfahrung des Formalen und des Verwaltungsmäßigen kann abschrecken, doch es kann auch ein gutes Miteinander erlebt werden, in dem Stärke, Gemeinschaft, Kreativität und Produktivität Ausdruck finden. Förderliche Rahmenbedingungen, die eine entspannte Arbeitsatmosphäre ermöglichen, Mitglieder, die sich für das Gelingen mitverantwortlich fühlen und eine Leitung, die das Ziel der Sitzung und die Gruppe im Blick hat, tragen dazu bei.

Die Zusammenarbeit im Gremium ist nicht immer einfach und konfliktfrei. Aber es lohnt sich, an einer gemeinsamen Arbeits- und Verantwortungsatmosphäre zu arbeiten.

  • Förderliche Bedingungen für die Arbeit in Gremien ChecklisteDownload

Rahmen ehrenamtlichen Engagements

Zu Beginn des Engagements ist es hilfreich, die Ehrenamtlichen mit den organisatorischen Abläufen vertraut zu machen.

  • Wie ist die finanzielle und materielle Ausstattung des Arbeitsbereichs? Werden Entschädigungen für Telefon- und Fahrtkosten gewährt?
  • In welchem Umfang werden Fortbildungsmaßnahmen finanziell gefördert?
  • Welchen Zugriff auf Arbeitsmittel haben die ehrenamtlichen Mitarbeiter_innen?
  • Verfügen Ehrenamtliche über einen Etat für Arbeitsmaterialien oder muss jede Anschaffung zuvor mit Hauptberuflichen geklärt werden?
  • Dürfen Ehrenamtliche technische Geräte im Büro der_des Hauptberuflichen mit nutzen und wenn ja in welchem Umfang?
  • Erhält ein_e Ehrenamtliche_r einen Schlüssel für die Jugendräume?
  • Sind die Jugendlichen für ihre Tätigkeiten ausreichend versichert? 
  • Sind die Datenschutz- und Verschwiegenheitsvereinbarungen bekannt?

Diese Fragen sind zu klären und können zu Beginn der Tätigkeit mit den Ehrenamtlichen in Form einer Vereinbarung festgehalten werden.

  • Mustervereinbarung für ehrenamtliche TätigkeitDownload

Die Ordnung der Evangelischen Jugend in Bayern (OEJ)

In der „OEJ“, also der Ordnung der Evangelischen Jugend in Bayern (= Satzung der EJB), ist verbindlich beschrieben, wie sich evangelische Jugendarbeit auf den unterschiedlichen Ebenen gestaltet. Einige der Bestimmungen sind gesetzlich vorgeschrieben (vgl. Vereinsrecht im BGB), andere sind eher verbandsspezifisch und in der jeweiligen Ausprägung unterschiedlich.

Gut zu wissen: Die OEJ ist Teil der Rechtssammlung der Evangelisch- Lutherischen Kirche in Bayern. Sie ist unter der Nr. 901 im „grünen Heinzel“ zu finden.

  • Die Ordnung der Evang. Jugend in BayernDownload

Geschäftsordnungen

Warum ist es gut, eine Geschäftsordnung (GO) zu haben?

Da die OEJ für die gesamte bayerische evangelische Jugendarbeit den Rahmen setzt, können regionale, konzeptionelle oder spezifisch inhaltliche Besonderheiten hier nicht umfassend beschrieben werden. Deshalb ist es gut, wenn sich die gestaltenden Gremien auf den verschiedenen Ebenen eine Geschäftsordnung (GO) geben, die die Besonderheiten des jeweiligen Kontextes beachten und beschreiben. Die Geschäftsordnung ist also als positives Instrument und Gestaltungsmittel der Sitzungs- und Konferenzdurchführung zu betrachten. Sie erlaubt eine effektive, für jeden nachvollziehbare Mitbestimmung und Kontrolle. Zu beachten ist dabei allerdings, dass die GO nicht der OEJ widersprechen darf. Im Zweifelsfall steht hier die OEJ über der entsprechenden GO.

Um die Erstellung einer Geschäftsordnung zu erleichtern, gibt es im Folgenden Mustergeschäftsordnungen an denen man sich orientieren kann.

Jugendausschuss

  • Mustergeschäftsordnung JugendausschussDownload
  • Mustergeschäftsordnung gemeindeübergreifender JugendausschussDownload

Dekanatsjugend

  • Mustergeschäftsordnung DekanatsjugendkammerDownload
  • Mustergeschäftsordnung DekanatsjugendkonventDownload

Die wichtigsten Begriffe kurz erklärt

  • Begriffsbestimmungen zur GeschäftsordnungDownload

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Bis Sommer 2020 wird sie kontinuierlich um die folgenden Themenbereiche erweitert und ergänzt.

Grundlagen:

  • Der Jugendausschuss


Sitzungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten:

  • Einladung, Tagesordnung und Protokoll
  • Wahlen
  • Anträge
  • Moderation und Diskussionsleitung
  • Spiritualität in Gremien


Weiterführende Infos:

  • Strukturen der EJB
  • Vertretung der Evang. Jugend in den Jugendringen
  • Öffentliche Wirksamkeit von Gremien
  • Weiterführende Infos für Ehrenamtliche
  • Weiterführende Infos zum Thema "Ehrenamtlichkeit"

Kontakt

Sabine Otterstätter-Schmidt
Referentin für Ehrenamt
0911 4304-282
otterstaetter-schmidt[at]ejb.de

Ilona Schuhmacher
Referentin für Grundsatzfragen & Jugendpolitik
0911 4304-268
schuhmacher[at]ejb.de

Alexandra Borchers
Assistenz
0911 4304-281
borchers[at]ejb.de

Termine