Diese Neuauflage der bewährten Arbeitshilfe „Die Ordnung mit Leben füllen“ in digitaler Form soll dabei helfen, Gremienarbeit sinnvoll, nachhaltig und gewinnbringend in den Kontext von Gemeinden, Dekanaten, Kirchenkreisen und Verbänden einzubetten und diese lebendig zu gestalten. Im Folgenden geben wir konkretes Material und Vorlagen zum Weiterdenken und Weiterarbeiten an die Hand. Alle Mustervorlagen und Checklisten lassen sich bequem als PDF herunterladen.
"Strukturen schränken mich ein. Sie behindern die Weiterentwicklung", sagt der:die Eine. "Mir geben Strukturen Sicherheit und Halt. ich kann souverän handeln, wenn ich den Rahmen kenne", sagt der:die Andere. Beide Sichtweisen haben ihre Berechtigung und sollten deshalb stets in der Zusammenarbeit in strukturellen Zusammenhängen bedacht und gestaltet werden.
Gremienarbeit hat in der Evangelischen Jugend in Bayern eine lange Tradition und ist über die Ordnung der Evang. Jugend (OEJ) geregelt und beschrieben. Mitbestimmung und Partizipation sind dabei die leitenden Gedanken. Als Teil der Evang. Kirche und als Teil jugendverbandlichen Handelns gestalten die Gremien den Spagat zwischen Zugehörigkeit und Selbständigkeit, zwischen Eigenverantwortlichkeit und Anpassung. In jedem Fall sind sie lebendiger Ausdruck junger Menschen, die ihre Kirche gemeinsam mit Hauptberuflichen und anderen (jungen) Erwachsenen mitgestalten wollen.
Gremienarbeit ist immer „funktional“ auf die Jugendarbeit hin auszurichten. Es geht nicht um den Selbstzweck, sondern darum, die notwendigen Beschlüsse und Rahmenbedingungen herzustellen, die Jugendverbandsarbeit auf den verschiedenen Ebenen braucht. Das geschieht zum einen übergreifend im Rahmen der Evangelischen Jugend in Bayern landesweit und zum anderen in den konkreten Bezügen und Kontexten vor Ort z.B. in Dekanaten und Gemeinden. Die Gremien der EJ sind dabei sowohl Orte der Politik- und Demokratiebildung, als auch Orte der Gemeinschaft und des Glaubens.
Es gibt unterschiedliche Gründe und Motive in Gremien mitzuarbeiten. Die Hoffnung, etwas zu bewirken, Verantwortung zu tragen und als Person und Vertreter:in ernst genommen zu werden, trägt das Engagement. Das Gelingen eines Miteinanders und die konstruktive Auseinandersetzung brauchen den gegenseitigen Respekt und die Achtung des jeweils anderen.
Gremien haben oft formalen Charakter, da Anliegen und Inhalte, Termine und Planungen diskutiert, entschieden und koordiniert werden müssen. Die Erfahrung des Formalen und des Verwaltungsmäßigen kann abschrecken, doch es kann auch ein gutes Miteinander erlebt werden, in dem Stärke, Gemeinschaft, Kreativität und Produktivität Ausdruck finden. Förderliche Rahmenbedingungen, die eine entspannte Arbeitsatmosphäre ermöglichen, Mitglieder, die sich für das Gelingen mitverantwortlich fühlen und eine Leitung, die das Ziel der Sitzung und die Gruppe im Blick hat, tragen dazu bei.
Die Zusammenarbeit im Gremium ist nicht immer einfach und konfliktfrei. Aber es lohnt sich, an einer gemeinsamen Arbeits- und Verantwortungsatmosphäre zu arbeiten.
Zu Beginn des Engagements ist es hilfreich, die Ehrenamtlichen mit den organisatorischen Abläufen vertraut zu machen.
Diese Fragen sind zu klären und können zu Beginn der Tätigkeit mit den Ehrenamtlichen in Form einer Vereinbarung festgehalten werden.
In der „OEJ“, also der Ordnung der Evangelischen Jugend in Bayern (= Satzung der EJB), ist verbindlich beschrieben, wie sich evangelische Jugendarbeit auf den unterschiedlichen Ebenen gestaltet. Einige der Bestimmungen sind gesetzlich vorgeschrieben (vgl. Vereinsrecht im BGB), andere sind eher verbandsspezifisch und in der jeweiligen Ausprägung unterschiedlich.
Gut zu wissen: Die OEJ ist Teil der Rechtssammlung der Evangelisch- Lutherischen Kirche in Bayern. Sie ist unter der Nr. 901 im „grünen Heinzel“ zu finden.
Warum ist es gut, eine Geschäftsordnung (GO) zu haben?
Da die OEJ für die gesamte bayerische evangelische Jugendarbeit den Rahmen setzt, können regionale, konzeptionelle oder spezifisch inhaltliche Besonderheiten hier nicht umfassend beschrieben werden. Deshalb ist es gut, wenn sich die gestaltenden Gremien auf den verschiedenen Ebenen eine Geschäftsordnung (GO) geben, die die Besonderheiten des jeweiligen Kontextes beachten und beschreiben. Die Geschäftsordnung ist also als positives Instrument und Gestaltungsmittel der Sitzungs- und Konferenzdurchführung zu betrachten. Sie erlaubt eine effektive, für jeden nachvollziehbare Mitbestimmung und Kontrolle. Zu beachten ist dabei allerdings, dass die GO nicht der OEJ widersprechen darf. Im Zweifelsfall steht hier die OEJ über der entsprechenden GO.
Um die Erstellung einer Geschäftsordnung zu erleichtern, gibt es im Folgenden Mustergeschäftsordnungen an denen man sich orientieren kann.
Der Jugendausschuss ist ein sinnvolles Instrument zur Koordination der Jugendarbeit in einer Kirchengemeinde oder auch bei gemeindeübergreifender Gestaltung von Jugendarbeit. Es gibt viele Anlässe, die für die Einrichtung eines Jugendausschusses sprechen:
Ablauf der Gründung
Zunächst ist es sicherlich gut, sich Beratung zu holen. Das kann von hauptberuflich Mitarbeitenden in der Jugendarbeit geschehen, von dem:der Dekanatsjugendreferent:in, von der Dekanatsjugendpfarrer:in, von Mitgliedern des Leitenden Kreises des Dekanatsjugendkonvents oder von der Dekanatsjugendkammer. In den Dekanaten München und Nürnberg sind noch die Regionalebenen (Prodekanatsbezirke) zu beachten. Wie ein Jugendausschuss gegründet werden kann, welche Mitglieder und welche Aufgaben er hat, ist in der Ordnung der Evangelischen Jugend (OEJ) in Nr. 2 beschrieben.
Gründung:
In der ersten Sitzung ist es hilfreich, die Arbeitsgrundlagen und die beschriebenen Aufgaben in der Ordnung der Evangelischen Jugend (OEJ Nr. 2 Abs. 4) noch einmal miteinander durchzugehen. Eine Geschäftsordnung für den Jugendausschuss kann erstellt werden. (siehe Muster GO Jugendausschuss)
Außerdem sind allgemeine Absprachen, die mit der ehrenamtlichen Arbeit ganz praktisch zu tun haben, wichtig, evtl. die Erstellung eines Jahresplans für Veranstaltungen, Aktionen gemeinsam mit allen Mitgliedern des Jugendausschusses .
Der Jugendausschuss sollte der Kreis sein, in dem die Fragen geklärt werden, die für die Arbeit vor allem von den Ehrenamtlichen wichtig sind. Dazu gehören auch Anschaffungen die über den Haushalt der Jugend getätigt werden sollen.
Um eine produktive und motivierte Zusammenarbeit zu gestalten, sollten Sitzungen von Gremien gut vorbereitet sein. Wer leitet die Sitzung? Welche Themen werden behandelt? Wie werden Absprachen und Beschlüsse getroffen und danach festgehalten? Wie wird gewählt?
Diese und noch andere Fragen sollte sich vor allem die Sitzungsleitung stellen, aber auch die Teilnehmenden sollten über die Rahmenbedingungen informiert sein. So können sich alle auf die inhaltlichen Themen konzentrieren.
In den folgenden Abschnitten gibt es genauere Informationen zur Tagesordnung, Vor- und Nachbereitung einer Sitzung, dem Protokoll, zu Wahlen und Anträgen. Hier schon einmal eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Infos zur Sitzungsdurchführung.
Egal, ob große Dekanatsjugendkammer oder kleine Teambesprechung - Die gedanklichen Vorbereitungen einer Sitzung ähneln sich. Es sollte rechtzeitig eingeladen werden, ein Ablauf (gedanklich oder als schriftliche Tagesordnung) vorliegen und alle wichtigen Ergebnisse sollten in einem Protokoll festgehalten werden.
Hier haben wir einige Informationen und Bausteine für die Erstellung von Tagesordnungen und die eigene Vorbereitung als Gesprächsleitung sowie die Nachbereitung für euch.
Die Hauptaufgabe aller Gremien, sei es im Jugendausschuss einer Kirchengemeinde oder in der Landesjugendkammer, ist das ENTSCHEIDEN.
Ob es um Fragen der Zielsetzung der ganzen Arbeit, um einzelne Veranstaltungen und die Freizeitenplanung, um die Verteilung von Finanzmitteln und Räumen oder die Mitsprache bei Personalfragen geht, immer müssen sich die Gremien und damit jede einzelne Person im Gremium entscheiden. Nur so kann die Arbeit weitergehen.
Nicht das selbständige Durchführen von Veranstaltungen, Maßnahmen oder Aktionen ist also die vordringliche Aufgabe von Gremien, sondern die Entscheidung darüber, ob und unter welchen Rahmenbedingungen etwas geschehen soll.
Dies bedeutet zweierlei: Mitglieder in Gremien müssen immer wieder „(aus-)wählen“ und müssen folglich „etwas wollen“. Entscheiden heißt nämlich nichts anderes, als eine Wahl zu haben und eine Wahl zu treffen, mit dem Hintergrund, dass ich etwas Bestimmtes will, also ein Ziel habe.
Durch diese Entscheidung, etwas Bestimmtes zu wollen, übernimmt jedes Mitglied eines Gremiums auch die Verantwortung für die Umsetzung und die möglichen Folgen. Dementsprechend haben Gremien auch für den Vollzug der eigenen Beschlüsse zu sorgen und diese sowie deren Auswirkung zu beobachten, zu kontrollieren und eventuell danach Entscheidungen wieder zu korrigieren.
Es ist zugegebenermaßen nicht immer einfach, motivierte und geeignete Menschen für die Gremien der Evangelischen Jugend zu finden. Je attraktiver die Arbeit in dem jeweiligen Gremium ist, desto eher wird man aber fündig werden. Bei guter Sitzungsatmosphäre, echten Beteiligungsformen, Entscheidungskompetenzen und verlässlicher Begleitung steigt die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass sich junge Menschen für die Mitarbeit und/oder Leitung gewinnen lassen.
Folgende Schritte sind im Vorfeld einer Wahl deshalb hilfreich und sollten besprochen und durchdacht werden. Regionale Besonderheiten sind leitend bei der Auswahl:
Sachanträge
Anträge an die Versammlung können grundsätzlich nur aus dem Kreis der antragsberechtigten Teilnehmenden kommen. Wenn jedoch ein Antrag von Außenstehenden gestellt wird, wird es sich in den meisten Fällen empfehlen, dass der:die Vorsitzende ihn in der Versammlung zur Diskussion stellt (was keine Befürwortung bedeutet!). Auch hier gilt wieder, dass man Anliegen nicht formal „abwürgen“ sollte.
Es ist selbstverständlich, dass über Anträge ausführlich diskutiert wird und dass alle notwendigen Informationen geliefert werden. Erst danach kann es zur Abstimmung kommen. Diese ist grundsätzlich offen (durch Handzeichen und gegebenenfalls Gegenprobe). Nur ausnahmsweise kommt eine geheime Abstimmung (auf Antrag) in Betracht. Wenn die Notwendigkeit einer geheimen Abstimmung nicht festgelegt ist, ist dann geheim abzustimmen, wenn die Mehrheit der Anwesenden es verlangt. Wenn mehrere Anträge zum gleichen Thema vorliegen, wird zunächst über den weitestgehenden abgestimmt - also zum Beispiel Ablehnung des gesamten Haushaltsansatzes vor der Veränderung einzelner Posten - weil sich bei der Annahme des ersten Antrags die übrigen erledigen würden. Die Festlegung des weitergehenden Antrags kann im Einzelfall schwierig sein, die Entscheidung liegt bei der Sitzungsleitung. Bei der Bestimmung der Mehrheit ist die jeweilige Geschäftsordnung heranzuziehen.
Weitere Erklärungen zu verschiedenen Abstimmungsarten und Antragsmöglichkeiten sind in der Datei „Begriffsbestimmungen zur Geschäftsordnung“ zu finden.
Geschäftsordnungsanträge
Geschäftsordnungsanträge beziehen sich nur auf die Regelung des Verfahrens. Verschiedene Möglichkeiten, Anträge zur GO zu stellen, sind in den „Begriffsbestimmungen zur Geschäftsordnung“ enthalten.
Es ist ein Gebot der Fairness, dass Teilnehmende, die zur Sache gesprochen haben, nicht gleichzeitig Vertagung, Schluss der Redeliste oder Schluss der Debatte verlangen. Die:Der Antragsteller:in hebt beim GO-Antrag beide Hände. Dieser Antrag muss als nächste Wortmeldung behandelt werden. Erhebt sich gegen den GO-Antrag kein Widerspruch, ist er angenommen. Sonst ist der Antrag kurz zu begründen, und darauf ist eine ebenso kurze Gegenrede zulässig. Danach wird über den GO-Antrag offen abgestimmt. Es genügt die einfache Mehrheit.
Bunte Zettel, dicke Filzschreiber, braunes Packpapier, Stecknadeln und Pinnwände lösen Verwunderung und Bewunderung aus. Kann das was bringen? Oder ist es methodischer Schnickschnack? Was steckt hinter dem Aufschreiben und Aufmalen, dem Bewerten und Punkten auf Packpapier? Welche Chancen und Möglichkeiten verbergen sich hinter der Arbeitsmethode, die sich „Moderation“ nennt?
Moderation trägt dazu bei, die gesteckten Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen und Ressourcen wie Kreativität, Engagement oder Zeit optimal zu nutzen.
Die Moderationsmethode will …
Die Moderationsmethode beinhaltet …
Spiritualität heißt, Glauben im Alltag zu gestalten. Dazu gehören auch Sitzungen.
Spiritualität und Gremien, Gebet und Tagesordnung – verhält sich das nicht wie Öl und Wasser? Öl und Wasser vermischen sich nicht. Das Öl schwimmt immer auf dem Wasser. Das ist wie in Gremien, wird mancher denken, da kommt auch zuerst die Andacht und dann beginnt die Sitzung.
Spiritualität in Gremien ist aber mehr als nur ein Impuls zum Auftakt, der das Thema der Veranstaltung aufgreift, oder ein Warm-Up, das die müden Glieder munter werden lässt.
Vielmehr dürfen die Menschen, die in der Evangelischen Jugend zu Sitzungen zusammenkommen, die ganze Zeit auf die Zusage Jesu vertrauen: „Wo zwei oder drei in meinem Namen versammelt sind, da bin ich mitten unter ihnen“ (Mt. 18,20).
Spiritualität in Gremien der EJ bedeutet also, dass der Glaube die Arbeit in einem Gremium durchdringt, wie das Salz, das der Speise Geschmack verleiht (Mt. 5,13). Salz schwimmt nicht oben auf dem Wasser, sondern gibt die rechte Würze.
Glaube als TOP 1
Die Gestaltung des eigenen Glaubens sollte von Zeit zu Zeit selbst auf die Tagesordnung des jeweiligen Gremiums gesetzt werden. Denn der eigene Glaube wirkt sich im Denken und Handeln aus und kommt somit bei jedem Wortbeitrag im Gremium zur Sprache.
Für die geistliche Dimension der Gremienarbeit lohnt sich auch ein Blick in die Toolbox Gremienspiritualität der Evang. Arbeitsstelle midi, die man kostenfrei herunterladen kann.
Grundsätzliches:
Im Jahr 1947 hat sich – unter Mitwirkung der Evangelischen Jugend Bayern – der Bayerische Jugendring als Zusammenschluss der bayerischen Jugendverbände und als (politische) Interessensvertretung junger Menschen gegründet. Ihm gehören mittlerweile 36 Landesverbände, 35 (über-)regionale Jugendverbände sowie 320 örtliche Jugendgruppen an. Der Bayerische Jugendring (BJR) ist in der Fläche mit den 7 Bezirksjugendringen und seinen 96 Kreis- bzw. Stadtjugendringen vertreten.
Der BJR ist also ein freiwilliger Zusammenschluss von Jugendorganisationen. Er ist anerkannter Träger der freien Jugendhilfe in Bayern und als Körperschaft des öffentlichen Rechts auch in erheblichem Umfang mit öffentlichen Aufgaben beauftragt. Maßgebend für sein Handeln ist die Satzung des BJR.
Strukturen des Bayerischen Jugendrings und Vertretungsrechte der EJB:
Die Evangelische Jugend in Bayern zählt zu den großen Dachverbänden des Bayerischen Jugendrings. Die Gemeindejugend, der CJB, der CVJM, die EJSA, die ELJ und der EC vertreten sich gemeinsam auf den folgenden drei Ebenen:
Und was haben wir davon?
Das Engagement und die Wahrnehmung unserer Stimmrechte in den Kreis- und Stadtjugendringen, in den Bezirksjugendringen oder auf Landesebene sind entscheidend für die Arbeit innerhalb der EJB und für das gesamte Feld evangelischer Jugendarbeit.
Gut zu wissen: Unser Verband christlicher Pfadfinder:innen (VCP), der einer der sechs Mitgliedsverbände der EJB ist, vertritt sich in der Jugendringsstruktur – gemeinsam mit anderen Pfadfinder:innenverbänden – auf allen Ebenen selbst.
Evangelische Jugend- und Jugendverbandsarbeit lebt mit und vom Ehrenamt. Junge Menschen engagieren sich in Gruppen mit Kindern und Jugendlichen, in einer Kirchengemeinde, im LK eines Konvents, im GA einer Kammer, als Teamer:in auf Freizeiten oder bei Besinnungstagen. Ehrenamt in der Evangelischen Jugend bietet einen Erprobungsraum für Heranwachsende und die Möglichkeiten, sprachfähig zu werden, Talente und persönliche Stärken zu entdecken, Methoden zu erlernen, sich mit dem Evangelium auseinanderzusetzen und Netzwerke zu knüpfen. Jugendliche werden so in ihrer Identitätsentwicklung unterstützt und begleitet.
Engagierte Jugendliche sind auf Unterstützung, qualifizierte Begleitung und Beratung angewiesen, die auf konstruktivem Feedback und Reflexion beruht. Herausforderungen für Hauptberufliche sind, die unterschiedlichen Aspekte der Motivation und den Wandel im Ehrenamt wahrzunehmen, sich damit auseinanderzusetzen und mit entsprechenden Angeboten und Begleitung zu reagieren, um die Ordnung mit Leben zu füllen.
Weitere Informationen und Beratung zum Thema „Ehrenamt“ im Amt für evang. Jugendarbeit unter www.ejb.de/was-wir-machen/Ehrenamt
Sabine Otterstätter-Schmidt
Referentin für Ehrenamt
0911 4304-282
0162 4682970
sabine.otterstaetter-schmidt[at]elkb.de
Ilona Schuhmacher
Geschäftsführerin der EJB
0911 4304-268
0172 7670647
ilona.schuhmacher[at]elkb.de
Alexandra Borchers
Assistenz
0911 4304-281
alexandra.borchers[at]elkb.de