Der ejb-Manager

Ein Projekt zur digitalen Organisation und Verwaltung von Jugendarbeit

Der ejb-Manager ist eine digitale Plattform für die Verwaltung von Kontakten, Veranstaltungen, Projekten sowie zur Zusammenarbeit in der Jugendarbeit. Die Funktionen und Verknüpfungen sind auf die Anforderungen und Abläufe in Dekanatsjugendwerken zugeschnitten. Die Software unterstützt dabei den Organisations- und Verwaltungsaufwand im Jugendwerk niedrig zu halten, damit mehr Zeit für die Menschen bleibt.

Der ejb-Manager kann über einen Browser ortsunabhängig genutzt werden - im Büro, im Homeoffice oder mobil direkt auf einer Freizeit. Kontaktdaten und Veranstaltungen werden zentral und DSG-EKD konform gespeichert. Über verschiedene Benutzerrollen lassen sich der Zugriff auf Funktionen oder die Sichtbarkeit der Kontakte festlegen, so wie es für das jeweilige Team passt.

Auf der Projekt-Website www.ejb-manager.de wird die Software in einem Trailer vorgestellt sowie Funktionen und Vorteile des ejb-Managers beschrieben. Informationen zu den ersten drei Modulen gibt es außerdem im Folgenden:

Was ist aktuell?

Das Projekt ejb-Manager der Evangelischen Jugend in Bayern sucht auf Werkvertragsbasis eine:n Projektkoordinator:in zur...

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Mit dem Modul Kontakte kannst Du Kontakte und Gruppen zentral an einem Ort erfassen und verwalten. Schnell und einfach Deine...

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Veranstaltungen anlegen, veröffentlichen und eine bequeme Online-Anmeldung ermöglichen. Mit dem Event-Modul hast Du Deine...

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Aktueller Stand des Projekts

Die Entwicklung und Anpassung der Software geht voran. Die Module Kontakte und Events sind funktionsfähig und werden von Test-Anwender:innen auf die Praxistauglichkeit geprüft. Die Rückmeldungen werden gesammelt, ausgewertet und an den Dienstleister zur Änderung bzw. Umsetzung weitergegeben.

Weitere Module und Funktionen sind in Bearbeitung. Im Mittelpunkt stehen dabei aktuell die Anbindung an die kirchliche Buchhaltung, die Umsetzung eines Verleihsystems für Material, wie z.B. Zelte, Spiele oder Technik, und eine Anbindung an eine Produktivitätssuite (z.B. Nextcloud).

Mit der Landeskonferenz 2022 soll der Start in die produktive Nutzung der Module Events, Website und Kontakte erfolgen und der gegenwärtige Stand der Software Hauptberuflichen in der Jugendarbeit präsentiert werden.

An der Einführung des ejb-Managers interessierte Dekanatsjugendwerke können sich jederzeit an den Projektkoordinator wenden, um weitere Informationen zu erhalten und bereits jetzt einen Zeitplan für eine Einführung vor Ort zu entwickeln. Eine Nutzung durch weitere Anwender:innen-Gruppen, z.B. in Kirchengemeinden oder sonstigen Einrichtungen, ist voraussichtlich im Lauf des Jahres 2022 möglich.

Hintergrund und Projektverlauf

Was bisher geschah...

Seit 2019 arbeitet die AG Digitalisierung der Landesjugendkammer an der Konzeption, Finanzierung und Umsetzung einer dekanatsübergreifenden modularen digitalen Lösung zur Organisation und Verwaltung von evangelischer Jugendarbeit. Hintergrund dessen sind geäußerte Bedarfe, Impulse sowie eine Initiative von Hauptberuflichen und Ehrenamtlichen innerhalb der Evangelischen Jugend in Bayern.

Nach Gesprächen mit "ELKB-IT", der landeskirchlichen IT-Abteilung, über Bedarfe und Wünsche des Jugendverbandes sowie einer intensiven Konzeptionsentwicklung unter Beteiligung von potenziellen Anwender:innen, wie z.B. Dekanatsjugendreferent:innen und ehrenamtlichen Jugendleiter:innen, wurde Ende 2019 ein Fördermittel-Antrag bei elkb-digital, dem Fördermittel-Pool der Evang.-Luth. Kirche in Bayern für innovative digitale Projekte, gestellt und bewilligt.

Im Jahr 2020 haben unterschiedliche Anbieter:innen der AG Digitalisierung der Landesjugendkammer Software-Lösungen für die gesammelten Anforderungen und Nutzungsszenarien vorgestellt. In Workshops mit potenziellen Dienstleister:innen wurden die Einsatzmöglichkeiten sowie Anpassungsbedarfe konkretisiert und notwendige technische Komponenten identifiziert. Mit Blick auf verschiedene Kriterien, wie z.B. den funktionalen Umfang, benötigte Umsetzungszeit oder den individuellen Anpassungsbedarf für die Anforderungen der Jugendarbeit, hat sich die AG Digitalisierung intensiv mit den verschiedenen Angeboten auseinandergesetzt. Ende 2020 ist die Entscheidung für ein Konzept, eine Grund-Software und den Dienstleister zur Entwicklung bzw. Anpassung sowie die Umsetzung des Projektes gefallen.

Warum ein ejb-Manager?

Für junge Menschen ist es selbstverständlich, sich im digitalen Raum zu bewegen. Das heißt: Zeitgemäße Jugendarbeit braucht zeitgemäße digitale Lösungen. Das gilt nicht nur für Angebote, sondern auch für die Organisation und Verwaltung von Jugendarbeit, wie zum Beispiel der Abwicklungen von Veranstaltungen, den Verleih oder die Gremienarbeit. Effiziente digitale Verwaltung sorgt dafür, dass Hauptberuflichen und Ehrenamtlichen mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: "als mündige und tätige Gemeinde Jesu Christi das Evangelium von Jesus Christus den jungen Menschen in ihrer Lebenswirklichkeit zu bezeugen" (vgl. Ordnung der Evangelischen Jugend in Bayern, Präambel).

Dieser Ansatz folgt dem Leitsatz „Der einfache Zugang zur Liebe Gottes“, der im Zukunftsprozess „Profil und Konzentration“ der Evang.-Luth. Kirche in Bayern formuliert wurde :

„Die ELKB gibt Zeugnis von der Liebe des menschgewordenen Gottes. Sie orientiert sich am Auftrag der Heiligen Schrift und organisiert ihre Arbeitsformen und ihren Ressourceneinsatz konsequent auf das Ziel hin, dass Menschen mit ihren heutigen Lebensfragen einen einfachen Zugang zu dieser Liebe finden.“

Zeitplan (Stand: Projektbeginn)

2021 ist die agile Entwicklung des "ejb-Managers" unter Einbezug von Anwender:innen sowie eine Beta-Phase geplant. Ab Frühjahr 2022 soll ein stufenweiser Rollout der Lösung sowie der Aufbau einer Wissensplattform für Anwender:innnen erfolgen. Damit verbunden sind ebenso Anwender:innen-Schulungen. Bis Ende 2022 soll der "ejb-Manager" in den laufenden Betrieb überführt und Mitarbeitenden in der evangelischen Jugendarbeit zur Verfügung gestellt werden. Der Schwerpunkt der Entwicklung liegt derzeit auf den Bedarfen von Dekanatsjugendwerken. Eine zukünftige Erweiterung hinsichtlich landeskirchlicher Anwendungsszenarien und Nutzer:innen ist aber vorstellbar.

Die Entwicklung und Einführung des "ejb-Managers" deckt zahlreiche Ziele der Digitalstrategie der Evang. Luth. Kirche in Bayern ab, die 2019 vom Landeskirchenrat verabschiedet wurde. Das Projekt wird in enger Abstimmung mit „ELKB-IT“, der landeskirchlichen IT-Abteilung, umgesetzt. Der "ejb-Manager" ist keine unabhängige Insellösung für Dekanatsjugendwerke, sondern ist in die Digitalstrategie der Landeskirche eingebettet. Das Projekt wird finanziert durch elkb-digital.

Das Projekt "ejb-Manager" gliedert sich in mehrere Phasen (zum Vergrößern auf das Bild klicken):

Was ist unter dem „ejb-Manager“ zu verstehen?

Der „ejb-Manager“ ist eine webbasierte modulare Applikation, die auf verschiedenen auf den Nutzungsbereich angepassten Software-Lösungen basiert.

Zentral ist dabei ein digitales Veranstaltungsmanagement,mit dem Veranstaltungen individuell angelegt werden können. Die Veranstaltungen werden über ein Portal auf der eigenen Internetpräsenz bzw. über eine Schnittstelle zu „Evangelische Termine“ ausgegeben. Interessierte Teilnehmende sowie Eltern informieren sich bequem und zeitgemäß im Internet über Angebote, wie z.B. Freizeiten und Veranstaltungen, und können sich direkt papierlos anmelden.

Damit verbunden ist eine Mitglieder- und Kontakt-Verwaltung, mit der Teilnehmenden- sowie Mitarbeitenden-Daten im Rahmen der Anmeldung auf der jeweiligen Website erfasst und anschließend einfach und schnell verwaltet werden können. Kontaktdaten können individuell angelegt und bearbeitet werden. Automatisiert oder mit wenigen Klicks lassen sich Anmelde-Bestätigungen, Teilnahme-Briefe, Teilnehmenden- und Fördermittel-Listen oder Rechnungen – abhängig vom Nutzungsszenario – per E-Mail versenden oder für den Druck generieren.

Zudem gehört zur Gesamtlösung eine webbasierte Produktivitätssuite, die der Kollaboration im Bereich der Jugendarbeit dient. Darunter fallen zum Beispiel Office-Anwendungen zur Erstellung und Bearbeitung gemeinsamer Dokumente, wie z.B. Protokolle oder die nächste Freizeitplanung. Außerdem ermöglicht die Plattform die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Kalendern. Ebenso sind Projektmanagement- und Umfrage-Tools, z.B. für die Terminfindung, integriert.

Technische Basis für den „ejb-Manager“ ist die Unternehmenssoftware „Odoo“ und die Cloud- und Kollaborations-Software „Nextcloud“. "Nextcloud" ist bereits vielen hauptberuflichen Anwender:innen innerhalb der ELKB bekannt, da auch die elkb-Cloud auf dieser Software basiert. Beide Lösungen sind OpenSource und können daher ohne hohe Lizenzkosten bezogen werden. Der „ejb-Manager“ soll als Dienst zentral verwaltet werden.

Der ejb-Manager basiert auf verschiedenen Modulen (zum Vergrößern auf das Bild klicken):

Was wird zukünftig noch passieren?

Zukünftig ist noch eine Anbindung einer App angedacht. Orientiert an den Anforderungen der Zielgruppe – Jugendlichen und jungen Menschen – soll diese über Veranstaltungen informieren, eine digitale Anmeldung ermöglichen sowie Kommunikationsmöglichkeiten bieten. So können Interessierte beispielsweise per Push-Nachricht über neue Angebote oder Inhalte, wie z.B. einen spirituellen Impuls, informiert werden.

Der "ejb-Manager" ist als eine sich stetig fortentwickelnde Lösung gedacht. Anforderungen aus der Nutzungspraxis gilt es auch im dauerhaften Betrieb zu berücksichtigen, weshalb ein Anwender:innen-Beirat zur Beratung über Probleme bei Benutzung und Betrieb und zur Weiterentwicklung eingerichtet werden soll. Trotz zentraler Steuerung stehen bei dem Projekt Anwender:innen, wie z.B. Jugendreferent:innen vor Ort, im Mittelpunkt, um deren Anforderungen und Arbeitsprozesse optimal mit dem "ejb-Manager" abzubilden.

Noch Fragen?

Bei Fragen rund um das Projekt und dessen Umsetzung steht die Projektleitung des "ejb-Managers" gerne zur Verfügung. Kontakte siehe rechte Seite.

Kontakt

Axel Pfeiffer
Referent für Praxisentwicklung
0911 4304-253
0172 7668361
pfeiffer[at]ejb.de

Kilian Deyerl
Projektkoordinator
ejb-manager[at]ejb.de

Marvin Brieger
Sprecher AG Digitalisierung der Landesjugendkammer
ejb-manager[at]ejb.de

Termine

Weiterführende Infos