Veranstaltungsorganisation auf neuem Level: Event-Modul

Veranstaltungen anlegen, veröffentlichen und eine bequeme Online-Anmeldung ermöglichen. Mit dem Event-Modul hast Du Deine Veranstaltungen in der Vor- und Nachbereitung im Griff. Hier lassen sich Arbeitsprozesse rund um Deine Events effizient und einfach erledigen. Was ist alles enthalten?

Veranstaltungen anlegen

Alle Arten von Veranstaltungen, egal ob Event, Seminar, Zeltlager, Freizeit oder Konvent, lassen sich mit dem ejb-Manager abbilden. Jede Veranstaltung kann von Dir mit zahlreichen Informationen, wie z.B. Kategorie, Stichwörter, Zielgruppen, Ansprechpersonen, Veranstaltungsort, Programm, Sponsoren oder einem Beschreibungstext versehen werden.

Anmeldeformulare können für jede Veranstaltungen individuell angepasst und um beliebig viele Datenfelder erweitert werden. Du wählst eigenständig aus, welche Informationen Du von Teilnehmenden für Deine Veranstaltung benötigst.

In einer Kalkulationsübersicht kannst Du anfallende Kosten sowie erwartete Teilnahme-Beiträge und Fördermittel eintragen, um Dein Budget optimal zu planen und den passenden Preis zu veranschlagen. Pro Veranstaltung können verschiedene Preis- bzw. Ticketkategorien, z.B. ein zusätzlicher ermäßigter Preis für Mitarbeitende oder Geschwisterkinder, festgehalten werden, die dann im Buchungsprozess bei der Anmeldung ausgewählt werden können. Abhängig von Deiner Buchhaltung vor Ort und der ejb-Manager-Konfiguration können auch verschiedene Bezahlarten, wie Überweisung, Barzahlung, PayPal oder Kreditkarte, zur Auswahl gestellt werden.

Außerdem lässt sich die Event-Kommunikation bereits vorkonfigurieren. Du wählst aus, ob nach einer Anmeldung direkt eine Bestätigung per E-Mail versendet werden soll oder ob Du die Anmeldebestätigung manuell auslösen möchtest.

Mit wenigen Klicks lässt sich die erstellte Veranstaltung auf Deiner Website und bei Evangelische Termine veröffentlichen. Teilnehmende können sich bequem und einfach auf Deiner Website für die Veranstaltung registrieren, wie es auch von vielen weiteren Plattformen bekannt ist. Interessierte wählen die Preiskategorie, füllen das Anmeldeformular aus und wählen eine Bezahlart.

Veranstaltungen können im ejb-Manager auch als Vorlagen bzw. Muster festgehalten werden, damit Du und Deine Kolleg:innen nicht bei jeder neuen Veranstaltung alle Felder ausfüllen müssen.

Veranstaltungen durchführen und verwalten

Im ejb-Manager behältst Du den Überblick über die Anzahl der Anmeldungen und kannst Teammitglieder oder Referent:innen zu Deinen Veranstaltung hinzufügen. Direkt aus dem System kannst Du per E-Mail einzelne Teilnehmende, z.B. für Rückfragen, oder alle angemeldeten Personen kontaktieren, beispielsweise für weitere Informationen zur Veranstaltung, Rechnungen oder einen Follow-up-Hinweis

Teilnehmenden-Daten kannst Du für Serienbriefe, Namensschilder oder bereits in Zuschuss-Listen für Fördermittel, z.B. für Deinen Kreis- oder Stadtjugendring vor Ort, als PDF-Dokument oder Excel-Tabelle ausgeben lassen. Daneben ist der Druck von weiteren Veranstaltungslisten möglich, wie Überblickslisten über Verpflegungs- und Übernachtungswünsche oder eine Anwesenheitsliste.

Mit einem integrierten Projektmanagement-Tool kannst Du zu jeder Veranstaltung anfallende Aufgaben sammeln, Verantwortungen zuweisen, Fristen setzen, den Status der Aufgaben erfassen sowie Notizen hinzufügen. Projekte und darin enthaltene Aufgaben lassen sich auch als Vorlage speichern. So ist eine effiziente Zusammenarbeit rund um Deine Veranstaltungen möglich und Du behältst dabei den Überblick.

Mit einer Auswertungsübersicht kannst Du Dir verschiedene Werte, wie Einnahmen, Anzahl an verfügbaren Plätzen und angemeldeten Teilnehmenden, Kosten oder Stornierungen, für Deine Veranstaltungen anzeigen lassen, um so weiteres Wissen über Deine Arbeit zu sammeln.